Política de Tratamiento de Datos Personales

En resumen

No vendemos tus datos. Nunca comercializamos, arrendamos ni cedemos tu información personal a terceros con fines publicitarios.

Solo pedimos lo necesario. Recolectamos los datos mínimos para cotizar, despachar, facturar y darte soporte técnico.

Tú decides. Puedes consultar, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de tus datos escribiendo a atencionalcliente@galliumdecolombia.com.

1. Responsable del tratamiento

Razón social	Gallium de Colombia SAS
NIT	807.004.756-5
Domicilio	Autopista Medellín Km 2.5, Vía Parcelas 900 mts, Centro Empresarial Ciem Oikos Occidente, Bodega I-129, Cota, Cundinamarca, Colombia
Sitio web	www.galliumdecolombia.com
Canal de protección de datos	atencionalcliente@galliumdecolombia.com
Teléfonos	312 309 1856 · 318 743 6072
Área responsable	Jefe Administrativo y Financiero

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen o complementen.

2. Definiciones

Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos. Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.

Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público. Dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los relativos al estado civil, la profesión u oficio, y la calidad de comerciante o servidor público.

Dato sensible. Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Comprende el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a sindicatos, los datos de salud, de vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del tratamiento. Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento. En este caso, Gallium de Colombia SAS.

Titular. Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia. Envío de datos personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

Transmisión. Comunicación de datos personales a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que realice el tratamiento por cuenta del Responsable.

3. Qué datos recolectamos y con qué finalidad

Gallium de Colombia SAS recolecta únicamente los datos necesarios para cada finalidad. No recolectamos datos sensibles, salvo lo indicado en la sección 11 respecto de procesos de selección de personal.

Canal	Datos que recolectamos	Finalidad
Formulario de cotización	Nombre completo, empresa, departamento, teléfono, descripción del requerimiento	Generar una oportunidad comercial, asignar asesor de zona y contactar por WhatsApp o teléfono
Agendamiento de asesoría	Nombre, correo, teléfono, producto de interés, descripción de la necesidad	Programar llamada o reunión de asesoría técnica y enviar la confirmación
Capacitaciones y seminarios	Nombre, empresa, correo, teléfono, modalidad, tema, número de asistentes	Coordinar seminarios y capacitaciones técnicas
Servicio técnico RGC	Nombre, empresa, correo, teléfono, referencia o serie del equipo, descripción de la falla, adjuntos	Atender el reporte, coordinar la visita técnica y hacer seguimiento
Solicitud de garantías	NIT, número de factura, referencias, descripción de la falla, adjuntos	Verificar cobertura, gestionar reemplazo o reparación, y llevar trazabilidad
Registro de proveedores	Nombre, empresa, NIT, correo, teléfono, tipo de producto o servicio, mensaje	Evaluar la propuesta comercial y coordinar visitas del área de Compras
Tienda en línea (Maquinaria RGC)	Nombre, documento o NIT, correo, teléfono, direcciones de facturación y entrega, datos de la transacción	Procesar el pedido, emitir factura electrónica, coordinar despacho y atender postventa
Ofertas de empleo	Los indicados en la sección 11	Gestionar procesos de selección
Suscripción al blog o boletín	Nombre y correo electrónico	Enviar contenido técnico, novedades e invitaciones a eventos
Navegación del sitio	Dirección IP, dispositivo, navegador, páginas visitadas, origen del tráfico	Medir desempeño, mejorar la experiencia y prevenir fraude

Finalidades transversales. Además de lo anterior, tratamos los datos para:

• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y aduaneras.
• Prevenir fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo, cuando aplique.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios internos de mercado.
• Enviar comunicaciones comerciales, únicamente cuando el Titular lo haya autorizado.
• Ejercer o defender derechos en procesos judiciales o administrativos.

No usamos los datos para: venderlos, arrendarlos, cederlos con fines publicitarios a terceros, ni tomar decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre el Titular.

4. Base legal y autorización

El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo en los casos exceptuados por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Cómo obtenemos tu autorización. Antes de enviar cualquier formulario, el Titular debe marcar de manera activa una casilla que declara:

«He leído y acepto la Política de Tratamiento de Datos Personales de Gallium de Colombia SAS y autorizo el tratamiento de mis datos para las finalidades allí descritas.»

Esta casilla nunca viene marcada por defecto. El envío del formulario no es posible sin marcarla.

Autorización de comunicaciones comerciales. El envío de contenido comercial y boletines requiere una autorización adicional, separada y opcional. El Titular puede darla o negarla sin que afecte su capacidad de cotizar, comprar o recibir soporte.

Prueba de la autorización. Conservamos registro de la fecha, hora, dirección IP y contenido exacto de la política aceptada.

Casos en que no se requiere autorización. Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: datos requeridos por entidad pública en ejercicio de funciones legales, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del Registro Civil.

5. Tus derechos como titular

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales frente a Gallium de Colombia SAS, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Gallium de Colombia SAS, salvo cuando la ley exceptúe ese requisito.
• Ser informado previa solicitud, sobre el uso que se le ha dado a tus datos personales.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite ante Gallium de Colombia SAS.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión cuando la SIC haya determinado conductas contrarias a la ley, o cuando no exista deber legal o contractual de conservación.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Quién puede ejercerlos: el Titular; sus causahabientes, acreditando tal calidad; el representante o apoderado; y quien actúe por estipulación a favor de otro.

6. Cómo ejercer tus derechos: procedimiento y plazos

Canal único de atención: atencionalcliente@galliumdecolombia.com

Dirección física: Autopista Medellín Km 2.5, Vía Parcelas 900 mts, Centro Empresarial Ciem Oikos Occidente, Bodega I-129, Cota, Cundinamarca.

6.1 Consultas

Una consulta es una solicitud de información sobre los datos que tenemos del Titular. Debe incluir: nombre completo, número de documento, descripción de la información solicitada y un canal de respuesta.

Plazo de respuesta: máximo 10 días hábiles desde la fecha de recibo, prorrogable por 5 días hábiles adicionales.

6.2 Reclamos

Un reclamo es una solicitud de corrección, actualización, supresión o revocatoria, o una queja por presunto incumplimiento. Debe incluir: nombre completo, documento, descripción de los hechos, dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, solicitaremos subsanarlo dentro de los 5 días siguientes. Si transcurridos 2 meses el Titular no aporta la información, se entenderá que desistió.

Marca de «reclamo en trámite». Una vez recibido el reclamo completo, incluiremos esa leyenda junto al dato objeto de reclamo, en un término no mayor a 2 días hábiles, hasta que sea decidido.

Plazo de respuesta: máximo 15 días hábiles desde el día siguiente al recibo, prorrogable por 8 días hábiles.

Resumen de plazos legales

Trámite	Plazo	Prórroga máx.	Fundamento
Consulta	10 días hábiles	5 días hábiles	Ley 1581/2012, art. 14
Reclamo	15 días hábiles	8 días hábiles	Ley 1581/2012, art. 15
Subsanar reclamo incompleto	5 días	—	Ley 1581/2012, art. 15
Desistimiento por no subsanar	2 meses	—	Ley 1581/2012, art. 15
Marca «reclamo en trámite»	2 días hábiles	—	Ley 1581/2012, art. 15
Reporte de incidente a la SIC	15 días hábiles	—	Circular Externa 002/2015

6.3 Revocatoria y supresión

El Titular puede revocar la autorización o solicitar la supresión en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual de conservación.

No procede la supresión inmediata en: facturación electrónica y soportes contables (mínimo 10 años, Código de Comercio arts. 28 y 60), obligaciones tributarias vigentes, garantías de producto activas, y procesos judiciales o administrativos en curso.

6.4 Queja ante la SIC

Si el Titular considera que no atendimos su consulta o reclamo conforme a la ley, puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales, en www.sic.gov.co. La ley exige agotar previamente el trámite ante Gallium de Colombia SAS.

7. Encargados del tratamiento y transferencia internacional

Gallium de Colombia SAS se apoya en proveedores que actúan como Encargados del tratamiento. Tratan los datos únicamente por cuenta de Gallium, bajo instrucciones documentadas y obligaciones contractuales de confidencialidad.

Encargado	Servicio	País de procesamiento
Odoo S.A.	Plataforma del sitio, CRM, facturación y tienda en línea	Estados Unidos
Google LLC	Analítica web (Google Analytics 4) y Search Console	Estados Unidos
Meta Platforms, Inc.	WhatsApp Business y redes sociales	Estados Unidos

Transferencia internacional. Al aceptar esta política, el Titular autoriza expresamente a transferir y transmitir sus datos fuera de Colombia a los Encargados indicados, con las finalidades de la sección 3.

Gallium de Colombia SAS exige a estos Encargados un nivel de protección al menos equivalente al previsto en la legislación colombiana, mediante cláusulas contractuales de protección de datos.

Los Encargados de Gallium procesan datos en Estados Unidos. Para estas transferencias, Gallium de Colombia SAS se ampara en la autorización expresa e inequívoca del Titular, conforme al literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Despacho de pedidos

Para el despacho de los pedidos, Gallium de Colombia SAS comparte los datos de entrega —nombre, dirección y teléfono del destinatario— con la transportadora u operador logístico seleccionado. Estas empresas tratan dichos datos bajo su propia responsabilidad, con la única finalidad de coordinar y ejecutar la entrega, conforme a sus propias políticas de tratamiento de datos.

Procesamiento de pagos

Las compras en línea se procesan a través de PlaceToPay, plataforma operada por Evertec Colombia, con procesamiento en Colombia.

Al momento del pago, los datos de tu medio de pago se ingresan en un componente seguro provisto por PlaceToPay, que cuenta con certificación PCI DSS para el manejo de información de tarjetas. Gallium de Colombia SAS no almacena los números de tu tarjeta de crédito o débito: esa información es gestionada y custodiada por PlaceToPay. Gallium recibe únicamente la confirmación del resultado de la transacción y los datos necesarios para emitir la factura y despachar el pedido.

El tratamiento de los datos de pago se rige adicionalmente por la política de privacidad de PlaceToPay.

8. Seguridad de la información

Gallium de Colombia SAS adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre ellas:

• Cifrado de la conexión mediante protocolo HTTPS/TLS en todo el sitio web.
• Control de acceso por roles y credenciales individuales en los sistemas internos.
• Acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y proveedores.
• Copias de seguridad periódicas de las bases de datos.
• Restricción del acceso a datos personales al personal que lo requiera para sus funciones.

Ninguna medida de seguridad es infalible. Si se presenta un incidente que comprometa datos personales, Gallium de Colombia SAS lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección, conforme a la Circular Externa 002 de 2015, e informará a los Titulares afectados.

9. Vigencia de las bases de datos

Tipo de dato	Período de conservación
Datos de clientes con relación comercial activa	Mientras dure la relación comercial
Soportes contables, facturas y comprobantes	Mínimo 10 años (Código de Comercio, arts. 28 y 60)
Leads y prospectos que no concretaron compra	2 años desde el último contacto
Hojas de vida de candidatos no seleccionados	1 año, únicamente con autorización expresa del candidato
Registros de navegación y analítica web	14 meses de retención de datos en Google Analytics 4 (la cookie de analítica dura 13 meses)
Reclamos y consultas de datos personales	5 años desde su resolución

Vencidos estos períodos, los datos son suprimidos o anonimizados de forma segura.

10. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Este sitio y los servicios de Gallium de Colombia SAS están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años que actúan en representación de una empresa o en ejercicio de una actividad comercial o profesional.

Gallium de Colombia SAS no recolecta intencionalmente datos personales de menores de edad. Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y a la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo procede cuando responde y respeta el interés superior del menor.

Si detectamos que hemos recolectado datos de un menor sin autorización de su representante legal, procederemos a su supresión inmediata. Si eres representante legal de un menor y consideras que hemos recolectado sus datos, escríbenos a atencionalcliente@galliumdecolombia.com.

11. Datos de candidatos a empleo

En los procesos de selección, Gallium de Colombia SAS recolecta los datos contenidos en la hoja de vida y en los documentos que el candidato aporte voluntariamente.

Datos sensibles en hojas de vida. Una hoja de vida puede contener datos sensibles (fotografía, estado de salud, pertenencia a organizaciones). La entrega de datos sensibles es enteramente facultativa y el candidato no está obligado a suministrarlos. Puede omitirlos sin que afecte su participación.

Finalidad. Evaluar la idoneidad del candidato, adelantar el proceso de selección, verificar referencias laborales y académicas, y —únicamente si el candidato lo autoriza— conservar la hoja de vida para futuras vacantes.

Exámenes médicos ocupacionales. Se practican únicamente al candidato seleccionado, previa autorización, y sus resultados son manejados por el médico laboral bajo reserva profesional. Gallium solo recibe el concepto de aptitud (apto, apto con restricciones, o no apto), sin diagnóstico.

Conservación. Las hojas de vida de candidatos no seleccionados se conservan por 1 año únicamente si el candidato lo autoriza expresamente. En caso contrario, se suprimen al cierre del proceso.

12. Cookies y tecnologías de seguimiento

Este sitio utiliza cookies y tecnologías similares. Una cookie es un archivo de texto que se almacena en el navegador del usuario y permite reconocer su dispositivo en visitas posteriores.

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13. Vigencia y modificaciones de esta política

Esta política rige a partir del 27 de marzo de 2026 y permanece vigente mientras Gallium de Colombia SAS trate datos personales.

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga la finalidad de su tratamiento y los deberes legales de conservación descritos en la sección 9.

Modificaciones. Gallium de Colombia SAS puede modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado mediante aviso publicado en este sitio y, cuando corresponda, por correo electrónico, con al menos 10 días hábiles de antelación.

Preguntas frecuentes sobre tus datos

¿Gallium de Colombia vende mis datos personales?

No. Gallium de Colombia SAS no vende, arrienda ni cede datos personales a terceros con fines publicitarios. Los datos se comparten únicamente con encargados del tratamiento —plataforma tecnológica, pasarela de pagos y operadores logísticos— que actúan por cuenta de Gallium bajo obligaciones contractuales de confidencialidad.

¿Cómo solicito que eliminen mis datos personales?

Escribe a atencionalcliente@galliumdecolombia.com con el asunto «Reclamo de datos personales», indicando tu nombre completo, número de documento y la solicitud de supresión. Respondemos en máximo 15 días hábiles. La supresión procede salvo que exista un deber legal o contractual de conservación, como facturas y soportes contables, que la ley obliga a conservar por 10 años.

¿En cuánto tiempo responde Gallium una consulta sobre mis datos?

Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles adicionales. Los reclamos, en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8. Plazos establecidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

¿Es obligatorio autorizar el tratamiento de datos para solicitar una cotización?

Sí. Para procesar una cotización necesitamos tratar los datos de contacto del solicitante. En cambio, la autorización para recibir comunicaciones comerciales es separada y opcional: negarla no impide cotizar, comprar ni recibir soporte técnico.

¿Gallium de Colombia envía mis datos personales fuera de Colombia?

Sí. Utilizamos Odoo como plataforma web y CRM, Google para analítica web, y WhatsApp Business de Meta para comunicación comercial; estos proveedores procesan datos en Estados Unidos. Estas transferencias se amparan en la autorización expresa del titular, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

¿Cuánto tiempo conserva Gallium mis datos personales?

Los datos de clientes con relación comercial activa, mientras dure la relación. Las facturas y soportes contables, mínimo 10 años, conforme a los artículos 28 y 60 del Código de Comercio. Los registros de analítica web, 14 meses. Vencidos estos períodos, los datos se suprimen o anonimizan.

¿Qué hago si Gallium no responde mi reclamo?

Puedes presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales, en www.sic.gov.co. La Ley 1581 de 2012 exige agotar previamente el trámite ante Gallium de Colombia SAS.

¿Gallium de Colombia recolecta datos sensibles?

No, salvo en procesos de selección de personal, donde una hoja de vida puede contener datos sensibles como fotografía o información de salud. La entrega de datos sensibles es enteramente facultativa: el candidato no está obligado a suministrarlos.